Регистрация организации как оператора персональных данных

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистрация организации как оператора персональных данных». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В больницах, школах, визовых центрах, при трудоустройстве приходится заполнять согласие на обработку персональных данных.Это письменное разрешение, которое дает разрешение на получение, сбор, хранение и использование персональных сведений о себе.

Что отразить в политике конфиденциальности

Утвержденной законом формы этого документа нет, но есть перечень сведений, которые обязательно должны в нем быть:

• основание и цель сбора персональных данных;
• наименование, контактные данные и адрес;
• информация о том, кто обрабатывает данные. Если этим занимается другая компания, то вписывается информация о третьих лицах, у которых есть доступ к данным;.
• виды данных для обработки и источники их получения;
• сроки обработки и хранения персональных данных;
• способ соблюдения прав субъекта, предусмотренных законом «О персональных данных»;
• информация о передаче данных за пределы России.

Кто является оператором персональных данных в соответствии с ФЗ-152?

В статье 3 четко прописано, что статус оператора ПДн имеют все, кто сами либо с помощью уполномоченных лиц обрабатывают персональные данные, предварительно установив их состав, цели и список выполняемых действий. Под данную категорию попадают как юридические, так и физические лица, а также муниципальные органы и государственные структуры. Фактически это все без исключения компании, реализующие товары или услуги.

В действующем законодательстве РФ указаны организации, которым не нужно дополнительно информировать Роскомнадзор о проведении операций с ПДн. К ним относятся фирмы и ИП, которые получают и используют личные сведения субъектов:

• на основании положений ТК России (каждый работодатель — это оператор);
• после заключения соответствующего договора для исполнения его условий;
• в рамках деятельности религиозного или общественного сообщества, но только в том случае, если они не будут передавать ПДн третьим лицам;
• входящие в состав государственных информационных систем (ГИС);
• в неавтоматизированных системах с соблюдением установленных требований ФЗ и других подзаконных актов;
• в ситуациях, когда требуется защита интересов и обеспечения безопасности общества и граждан, в том числе при оказании услуг связи, междугородных и международных перевозок и т.п.

Что проверяет Роскомнадзор?

Регулярные проверки ведомства — мощный стимул для организаций не нарушать положения ФЗ-152. Главное, на что обращают внимание представители госструктуры:

• наличие письменного согласия субъектов в случае их необходимости;
• присутствие локальной документации, регулирующей взаимоотношения между оператором и владельцем ПДн, а также их соблюдение;
• своевременное уведомление о начале обработки;
• поставленные цели и длительность хранения информации;
• применяемые меры защиты, налаженная система ограничения доступа;
• сервера, на которые помещаются сведения для систематизации и хранения.

Как уведомить Роскомнадзор о сборе персональных данных

Конкретный срок направления уведомления законодательством не установлен. Главное – уведомить Роскомнадзор до начала обработки тех или иных персональных сведений. Уведомление представляется по форме, утв. приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94. Представить его нужно в управление Роскомнадзора по субъекту РФ по месту регистрации компании в налоговом органе. В уведомлении нужно указать (ч. 3 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):

• наименование компании (ФИО ИП) и ее адрес;
• цель обработки персональных данных (например, заключение трудовых договоров);
• категории персональных данных (в частности, персональные данные, необходимые для оформления трудовых правоотношений);
• категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются (работники компании, покупатели и т.д.);
• правовое основание обработки персональных данных;
• перечень действий с персональными данными, общее описание используемых способов обработки персональных данных (например, автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по сети или без таковой, смешанная обработка персональных данных и т.д.);
• сведения о наличии у компании шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;
• ФИО сотрудника, ответственного за организацию обработки персональных данных, номер его контактного телефона, почтовый адрес и адрес электронной почты;
• предполагаемая дата начала обработки персональных данных;
• срок или условие прекращения обработки персональных данных;
• сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;
• сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей собираемые персональные данные;
• сведения об обеспечении безопасности персональных данных.

Направить уведомление можно следующими способами:

• в бумажном виде,
• в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи,
• в электронном виде с использованием средств аутентификации ЕСИА.

Что делать, если вы уже обрабатываете персональные данные?

Если вы уже обрабатываете персональные данные и не знаете как сейчас поступить по поводу регистрации в реестре операторов персональных данных, то следуйте такому плану:

1. Соберите сведения по обработке и предпринимаемых мерах по защите персональных данных (см. перечень сведений ниже).
2. Как можно скорее подготовьте и подайте уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор.
3. Выполните подготовку по всем требованиям 152-ФЗ с учетом указанных вами в уведомлении сведений (смотрите информацию по ссылке — подготовка по 152-ФЗ).
4. Произведите корректировку сведений в реестре Роскомнадзора по результатам подготовки по 152-ФЗ путем подачи извещения об изменениях (при необходимости).

Какие сведения указываются в уведомлении?

В уведомлении указываются следующие сведения:

• наименование (фамилия, имя, отчество), адрес оператора;
• цель обработки персональных данных;
• категории персональных данных;
• категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
• правовое основание обработки;
• перечень действий с персональными данными, описание используемых способов обработки персональных данных;
• описание реализации мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 закона;
• фамилия, имя, отчество лица ответственного за организацию обработки персональных данных;
• дата начала обработки персональных данных;
• срок или условие прекращения обработки персональных данных;
• сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных;
• сведения о месте нахождения базы данных;
• сведения об обеспечении безопасности персональных данных.

Независимо от наличия записи в реестре, в том случае, если компания обрабатывает персональные данные (а любой бизнес их обрабатывает), то она является оператором обработки персональных данных. Т.е. теоретически реестр операторов должен совпадать с ЕГРЮЛом и даже быть немного больше, т.к. и физлицо может являться оператором. Но в реестре находится чуть более 400 000 записей, что явно меньше количества зарегистрированных юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Конечно же существует возможность не уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных. Ряд исключений предусмотрены ст. 22 ФЗ “О персональных данных”, но с ними не все так однозначно как кажется на первый взгляд, о чем напишу позже. Важно понять другое — независимо от наличия вашей компании в Реестре требования законодательства о персональных данных на вас также распространяются и их необходимо неукоснительно соблюдать.

Типичные ошибки при заполнении уведомления:

1. Неверно указано правовое основание обработки ПДн. Считается, что для обработки достаточно согласия субъекта. Этот подход неверный, согласие не «панацея» во всех случаях. Важно перечислить перечень законов и подзаконных актов, в соответствии с которыми осуществляется обработка.
2. Неправильно определены цели обработки ПДн. Например, ошибочно указывать в качестве цели «хранение персональных данных». Хранение — это одно из действий по обработке. Кроме того, недопустимо собирать сведения о субъекте только для того, чтобы хранить в базах данных. В 2019 году РКН составил 111 протоколов по данному нарушению.
3. Ошибочно установлен уровень защищенности ПДн. Как следствие, не указаны необходимые меры безопасности. Для правильного определения уровня рекомендуется привлекать специалистов по информационной безопасности.
4. Данные всех категорий субъектов заполнены в рамках одной ИС. Напомним, что сведения о каждой группе физических лиц (сотрудники, посетители сайта и т.п.) в уведомлении лучше выделить отдельно, поскольку недопустимо объединение баз ПДн, обрабатываемых в разных целях.
5. Указаны не все категории субъектов ПДн. Без проведения аудита обработки сложно выявить все группы субъектов. Например, компании забывают про обработку сведений о соискателях.
6. Отсутствуют сведения о первичной базе данных в России.Это прямой повод для проведения проверки Роскомнадзором, по итогам которой компанию могут оштрафовать за отсутствие локализации.

Последствия неуведомления

Даже если оператор уже давно обрабатывает данные и не состоит в реестре, целесообразно подать уведомление (на практике операторов не привлекали к ответственности, если уведомление подано позже начала обработки). Существует ошибочное мнение, что в поле зрения уполномоченного органа только компании в реестре. Роскомнадзор вправе направить запрос о подаче уведомления в любую организацию.

За несообщение предусмотрен штраф (статья 19.7. КоАП РФ):

для граждан	100-300 рублей
для должностных лиц	300-500 рублей
для юридических лиц	3000-5000 рублей

Реестр операторов персональных данных Роскомнадзора — в 2020 году, что это такое, инструкция, согласие на обработку сведений

Полная информация о персональных данных регламентируется Федеральным Законом Российской Федерации №152 от 27 июля 2006 года. Данный нормативный акт обязывает все организации, которые занимаются обработкой информации о гражданах, пройти регистрацию в специализированном реестре.

К непосредственным операторам могут относиться государственные органы, организации и физические лица, которые в самостоятельном порядке осуществляют сбор сведений и определяют цель соответствующих мероприятий.

Для понимания того, что представляет собой реестр операторов персональных данных Роскомнадзора, необходимо рассмотреть основные понятия, параметры, включаемые в данные документов, перечень операторов, условия подачи уведомлений, алгоритм регистрации, порядок получения прав на обработку сведений, а также ответственность за нарушения.

Как получить информацию, является ли организация оператором, осуществляющим обработку персональных данных

Вы можете проверить любую организацию на предмет ее наличия в списке операторов РКН. Это можно сделать на сайте ведомства Роскомнадзор или прямо здесь. Для этого введите ИНН компании и ее название.

Роскомнадзор ведет реестр операторов персональных данных, формируемый из государственных органов власти, коммерческих компаний, индивидуальных предпринимателей и даже физических лиц. Сбор и обработка личных сведений регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ. За его нарушение операторы несут административную ответственность в виде штрафа. Вы можете проверить прямо здесь или на сайте РКН, состоит ли интересующее вас ведомство или организация в списке хранителей личных сведений, с правом их использования (оборота).

Без лишней необходимости направлять в Роскомнадзор уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных не нужно, но и сопротивляться и уклоняться от этого никакого смысла нет. Безусловно, каждая ситуация индивидуальна и эта статья написана мной исключительно для помощи в принятии самостоятельного решения, правильного конкретно для вас.

Обязательно прочитайте материал о том, как Роскомнадзор будет применять законодательство о персональных данных в 2021 году

Остаюсь с вами на связи. Все вопросы по статье можно задать в чате Телеграм или в Я.Дзене. Следить за обновлениями контента удобнее в основном Телеграм-канале

Поделитесь в соцсетях

Похожие записи:

• Какое повышение социальной пенсии ожидается в 2023 году
• Куда обратиться, если угрожают коллекторы по телефону?
• Справка О Районном И Северном Коэффициенте Образец